V tomto článku jsme vám představili legendární systém času a produktivity, GTD. Tento komplexní a efektivní způsob řízení času, koncentrace a produktivity spočívá v jednoduchém předpokladu: váš mozek je místo vyhrazené na přemýšlení a tvorbu, nejde o skladiště vašich deadlinů a seznam vašich úkolů. Podívejme se několik geniálních triků GTD (a dalších souvisejících systémů), které můžete začít používat hned.
Pravidlo dvou minut: Jeden z jednoduchých, ale výkonných principů. Pokud něco trvá dvě minuty a méně, udělejte to hned. Je to skvělý způsob, jak předcházet prokrastinaci. Víte, že aplikace Hodiny ve vašem iPhonu nabízí také minutku a stopky?
Snězte žábu hned ráno: Když jste studovali (nebo pracovali na něčem zásadním), pravděpodobně jste trávili hodně času úklidem, vařením nebo děláním čehokoliv, jen abyste se vyhnuli náročnému učení nebo práci. Výsledek? Na poslední chvíli jste stejně museli danou látku nastudovat nebo prezentaci napsat přes noc. A pravděpodobně jste si uvědomili, že to nebylo tak hrozné, jak jste se báli... Vyberte si svou žábu, důležitý úkol, do kterého se vám vůbec nechce. V aplikaci Připomínky si můžete snadno nastavit prioritu v rámci úkolů a nebo je označit. Všechny tyto „žáby“ se pak zobrazí v inteligentním seznamu označených úkolů. Snězte svou žábu ned ráno a vydechněte úlevou, že to nejhorší je už za vámi.
Hluboká práce. Celé dny, týdny a měsíce můžete strávit tím, že jste zaneprázdněni, ale nevytvoříte nic důležitého nebo zásadního. Jeden z největších českých propagátorů produktivity a Applu, Petr Mára, to krásně shrnul. „Neodpovídám na e-maily, zejména ty nevyžádané. Promiňte. Kdybych odpověděl na každou zprávu o tom, jaký modeli iPhonu byste si měli koupit, nemohl bych vytvořit podcast pro desetitisíce lidí.“ Přečtěte si skvělou knihu Cala Newporta o hluboké versus mělké práci a začněte implementací jeho čtyř prvků rituálu hluboké práce. Místo, trvání, struktura a požadavky. Pokud pracujete v open space, najděte si prostor bez rozptylování nebo jej vytvořte. Pokud potřebujete pomoc při sledování doby vašich sezení, zkuste Focus Keeper a postupně prodlužujte dobu trvání vaší hluboké práce z 15 minut na takový čas, který vám bude vyhovovat. Vytvořte si plán vaší práce a rozhodněte o pravidlech a parametrech vaší koncentrace. Chcete-li vytvořit plochu, která podporuje soustředění, podívejte se do našeho průvodce, jak používat několik ploch. Zkuste také stanovit měřitelné cíle vaší práce. Požadavky a podmínky vašich pracovního seancí se mohou pohybovat od vašeho oblíbeného nápoje až po investici do sluchátek potlačujících hluk (co takhle vyzkoušet sluchátka Beats?).
Blokování času. Pokud spolupracujete s ostatními a řízení projektů je důležitou součástí vaší práce, můžete skončit se dny, které jsou rozdrobené mezi schůzkami a meetingy. Buďte proaktivní a zablokujte si celý den nebo alespoň několik hodin pro sebe a práci, která je důležitá pro vás, ne pro ostatní. Zarezervujte si jeden den na schůzky a vyhražte další dny na schůzky se sebou. Tímto způsobem si vytvoříte prostor na zásadní práci, ke které jste se dříve nedostali a které odkládáte už několik týdnů. Můžete si blokovat čas pro: kódování, psaní, výzkum, komunikaci, vytváření reportů atd.
Kontrolní seznamy. “Už jsi zas zapomněl nahrát zprávu na intranet! Kolikrát ti to budu připomínat?“ Nemusíte vynalézat kolo pokaždé, když potřebujete řešit úkol, se kterým se setkáte jen občas. Jistě, existují procesy, které můžete zvládnout v polospánku, ale co ostatní? Řešení je jednoduché. Na konci projektu nebo složitých úkolů stačí otevřít svou aplikaci Poznámky a vytvořit kontrolní seznam.
- Otevřete aplikaci Poznámky.
- Klepněte na ikonu v pravém dolním rohu a vytvořte novou poznámku.
- Klepněte na ikonu kruhu se zaškrtnutím a vytvořte nové políčko kontrolního seznamu.
- Zadejte zaškrtávací políčko vedle zaškrtávacího políčka a opakujte proces pro vytvoření seznamu.
Proč vůbec strávit čas vytvořením jednoduchého kontrolního seznamu? Za prvé, David Allen a GTD neúnavně dbají na to, aby vaše hlava neskladovala informace. Zapsání procesu a vytvoření mini manuálu znamená, že svou práci vědomě zkontrolujete, zformulujete potřebné kroky (pomocí sloves, ne podstatných jmen) a vše zapíšete pro budoucí použití. Pokud dostanete ten samý úkol za pár měsíců, nemusíte horečně vzpomínat. Stačí vzít do ruky svůj iPhone, otevřít kontrolní seznam a není vůbec šance, že byste znovu zapomněli nahrát report na intranet.
Zdroj: Doist.com, Marvelz.com
