GTD: Oblíbený a legendární systém time managementu
Pokud se rádi sebezdokonalujete, pravděpodobně už dobře znáte systém GTD amerického kouče Davida Allena. GTD způsobilo malé zemětřesení v roce 2001, kdyz kniha poprvé vyšla, v roce 2006 s prvním českým překladem a znovu v roce 2016 novým, aktualizovaným vydáním.
Z čeho tento systém vychází? Váš mozek je místem pro nápady a přemýšlení, ne skladiště pro vaše deadliny a jméno účetního. Vložte všechny své úkoly do důvěryhodného externího systému, ujistěte se, že nic nepropadlo, a spoléhejte se na tento systém při organizaci práce. Podtitulem knihy je Umění produktivity bez stresu. Zní to skvěle, že?
Ale možná přijde okamžik, kdy vaše nadšení opadne, a to když vám David Allen řekne, abyste si zapsali všechny své úkoly, vše, s čím chcete nebo musíte něco udělat. Každý malý a velký problém, se kterým máte v úmyslu něco udělat, patří během první fáze této organizace na váš seznam úkolů. Když jsem začínala s GTD, měl můj seznam přes 200 položek. Neuvěřitelné, což?
Později tyto úkoly zpracujete, uspořádáte a pravidelně tento systém revidujete. A samozřejmě, což je velmi často zapomenutý prvek každého systému pro řízení času a projektů, tyto úkoly skutečně děláte. Co se mi na tomto konceptu opravdu líbí, jsou „nedokončené úkoly“ a „otevřené smyčky“. Váš život může být plný těch nedokončených a otevřených projektů. Allenův přístup, že je potřeba je všechny dostat na papír a alespoň o nich učinit vědomé rozhodnutí, je inspirativní a jde ruku v ruce s mou snahou o vědomý minimalismus.
Upozornění: Tento krátký článek se nesnaží pokrýt celé GTD (kniha má 267 stran!). Shrnuje nejdůležitější části, které mám (nebo se pokouším) implementovat v mém náročném životě.
Podívejme se na těchto pět fází konceptu GTD a uvidíme, jak lze nativní aplikaci Apple použít jako nástroje. Budeme používat tři nativní aplikace: Kalendář, Připomínky a Poznámky. Všechny prošly velkým redesignem v systému iOS 13 a mohou snadno nahradit GTD aplikace třetích stran, které bývají často velmi drahé.
Doporučená praxe: Začněte v malém a začněte jednoduše. Pokud si nejste jisti, že přístup GTD je nejlepším konceptem pro váš život a zvyky, zkuste to s nativními aplikacemi Apple. Pokud budete mít později pocit, že byste využili komplexnější a granulárnější systém, můžete vždy přejít na plnohodnotnou aplikaci GTD.
Vše shromažděte
V této počáteční fázi musíte zachytit cokoli a vše, co vás zaujme, počínaje nepořádkem na stole, existujícími seznamy úkolů a vším, co vám nedává spát. Jak to udělat prakticky? Shromážděte všechny dokumenty na stole a začněte tutu hromadu třídit. Otevřete nový dokument v Pages a začněte tyto úkoly sepisovat. Narazili jste na nezaplacenou fakturu? Zapište „zaplatit fakturu“ a umístěte fakturu do krabice s fyzickými úkoly. Nápad na knihu? Jednoduše to zapište do seznamu. Měli jste v úmyslu vyměnit žárovku, začít podnikat, vrátit knihu příteli nebo začít používat odšťavňovač? Všechno patří na nový seznam, včetně vašich aktuálních úkolů. Nebuďte překvapeni, pokud skončíte s několika stovkami položek. Ten pocit je krásný a děsivý zároveň. Kromě seznamu budete mít krabici (nebo několik) věcí souvisejících s vašimi úkoly a spoustu referenčních materiálů.
Zpracovat
Nyní je čas tento seznam zpracovat a definovat, co s položkami na vašem seznamu: fyzické akce, které je možné uskutečnit, konkrétní další kroky a úspěšné výsledky.
Co děláte s 249 otevřenými smyčkami? Projděte jeden záznam po druhém a zeptejte se: chci s tím něco udělat? Pokud ne, patří to do koše, jde o referenci nebo nápad, který je nechte inkubovat ve vašem seznamu možná/někdy. Pokud ano, přemýšlejte o daném problému z hlediska projektů a dalších akcí. Projekt je cokoliv, co vyžaduje dvě nebo více různých akcí. Přechod na zimní pneumatiky je projekt, musíte nejprve zavolat do servisu a pak tam jet. Pokud máte položku, která je součástí projektu, zapíšete ji do seznamu projektu (výměna pneumatik) a také první akci do následujících kroků. A teď se chystám podělit o radu, která mi nesmírně pomohla: úkoly formulujte pomocí sloves. Nepište je ve formě podstatných jmen (prezentace pro board), ale používejte slovesa (napsat osnovu prezentace). Akce by měly být fyzické a viditelné, s jasným výsledkem. Zdá se to jako maličkost, ale extrémně to usnadňuje plánování úkolů a jejich samotné dělání. Je mnohem snazší zahájit úlohu, když je jasné už ze zadání, co musíte udělat. Další tip: Máte-li malé projekty, například zmíněné zimní pneumatiky, zapište si rovnou všechny úkoly, z nichž se skládají.
Zpracujte úkoly v aplikaci Připomínky
Otevřete aplikaci Připomínky a vytvořte několik seznamů, do kterých budete své úkoly třídit. Tyto seznamy jsou zároveň kontexty, ve kterých budete úkoly dělat. Nejpoužívanější mohou být: Inbox, Další kroky, Témata k hovoru, Telefon, U počítače, Pochůzky, Doma, Čekám na, Někdy/Možná, Projekty. Samozřejmě můžete přidat jakýkoli kontext, který vyhovuje vašemu konkrétnímu životu. Nebo jej můžete omezit na několik základních: Inbox, Další kroky, Možná/někdy.
Pokud chcete organizovat svoje úkoly podle témat, např. podle klientů a a zároveň podle kontextů, stačí jednoduše do poznámky nebo do názvu úkolů vložit jeho kontext, např. @telefon. Pak jednoduše vyfiltrujete všechny telefonáty podle tohoto tagu.
Otevřete také svou kalendářovou aplikaci, která je vyhrazeným místem pro vaše schůzky. David Allen nedoporučuje do kalendáře vkládat úkoly, kalendář je pro položky specifické pro den nebo čas. A když mluvíme o referencích, máme na mysli všechny informace, které budete v určitém okamžiku potřebovat konzultovat. Mohlo by to být číslo vašeho zubaře, poznámky ze schůzky nebo recept. Uložte je na jednom vyhrazeném místě: Poznámky jsou pohodlnou a jednoduchou aplikací pro zápis zápisů ze schůzek nebo seznam víkendových výletů. Jejich prohledávání je bezkonkurenční.
Zorganizujte
V této části procesu seřaďte informace nejefektivnějším způsobem do příslušných kategorií podle toho, jak a kdy je potřebujete k nim získat. Vyřešíte každou položku a rozhodnete se o kontextu (práce, domov, volání…) a uložíte ji do příslušného seznamu v Připomínkách. Kontext Možná/někdy je určen pro položky, které chcete nechat na později a jejich zpracování brzy neplánujete. Brzy může znamenat měsíc nebo rok, podle tempa vašeho života.
Každý den a každou hodinu byste měli projít tento seznam dalších akcí a rozhodnout se, co je pro vás nejlepší dělat právě teď. Tento klasický GTD přístup jsem si upravila a připravuji si seznam úkolů na dny v týdnu. Na ten patří velké kameny (zdravíme Leo Babauta!), tedy velké důležité úkoly, které chci udělat. Původně jsem ve svém denním seznamu uváděla 3 úkoly, pak mě život naučil to omezit na úkol jeden. Je lepší dokončit jeden úkol, než mít tři napůl rozpečené koláče, že?
Každý si vytvoří různé seznamy kontextů, ale jeden z nich je zvláště užitečný. Čekám na. Vypůjčené knihy, slíbené informace nebo jednoduše zpětná vazba k vaší práci, vše, co očekáváte od někoho jiného, patří tam.
Revidujte
Jedním z úžasných nápadů GTD je pravidelná týdenní (a měsíční, čtvrtletní, roční) revize. Posaďte se na konci týdne a projděte si své nástroje a inboxy, kam vám padají úkoly: Kalendář, Připomenutí, Poznámky, E-mail, zprávy. Ujistěte se, že jste vytvořili případné navazující úkoly na události z minulého týden, a připravte se na další týden. Během této hodiny se také ujistěte, že vaše projekty mají na vašem seznamu alespoň jednu další akci.
A do práce!
Díky tomuto systému se váš mozek může soustředit na vytváření nápadů a myšlení, ne na sledování deadlinů. Každý den nebo každou hodinu se rozhodnete, co v tuto chvíli správného dělat.
Pravidelná údržba systému
Důležitou součástí GTD je pojem inboxů, všech kanálů, kterými dostáváte úkoly. Může to být cokoli od e-mailu, po textovky a poštu. Tyto schránky je potřeba pravidelně vyprazdňovat a zpracovávat stejným způsobem, jako jste provedli počáteční správu všech otevřených smyček. Dobrá rada: snažte se mít co nejmenší počet komunikačních kanálů a pravidelně je zpracovávejte.
Když třídíte své inboxy a narazíte na úkol, který trvá méně než dvě minuty, měli byste to udělat hned. To je další důležité pravidlo GTD.
Kdykoli něco slibujete, rovnou si tento úkol přidejte do Inboxu v aplikaci Připomínky, pošlete si zprávu nebo e-mail.
Zalíbil se vám tento jednoduchý, náročný, ale výkonný systém produktivity? V ekosystému Applu si můžete na iPhonu zapisovat svá úkoly, pracovat v Připomínkách na Macu a mít vše neustále synchronizované.
Pokud berete GTD vážně, v dalším článku tohoto seriálu se podíváme na několik specializovaných aplikací třetích stran a odpovíme na některé časté dotazy. Zůstaňte na příjmu!
